Cómo preparar contenidos, dominio y accesos antes de iniciar tu proyecto

Lo que frena un proyecto suele estar de tu lado de la mesa

Cuando un proyecto se demora, la conversación casi siempre gira hacia el proveedor. Pero si revisas dónde se fue el tiempo, muchas veces aparece otra historia: el texto de «Quiénes somos» que nadie terminó, las fotos que estaban en el celular de alguien que salió a vacaciones, el dominio registrado por un sobrino hace años y del que nadie tiene la clave.

Preparar esto antes de empezar no es un favor al proveedor. Es la forma de que el plazo que te prometieron se cumpla y de que tu empresa quede con el control de sus propios activos.

Tres grupos de insumos

Qué preparar

• Contenidos: textos por página, logos en buena resolución, fotos de productos o instalaciones, fichas técnicas, preguntas frecuentes, datos de contacto y redes.
• Dominio y correo: quién es el titular del dominio, dónde está registrado, cuándo vence y quién administra el DNS y el correo corporativo.
• Accesos: cuentas de analítica, Search Console, Google Business, Meta, pasarelas de pago o sistemas que deban conectarse.

Diagnóstico rápido del dominio

El dominio es el activo que más problemas da cuando nadie sabe dónde está. Antes de iniciar, confirma tres cosas: que el titular registrado es tu empresa, que tienes acceso a la cuenta del registrador y que conoces la fecha de vencimiento. Puedes consultar los datos públicos del registro en herramientas como ICANN Lookup. ICANN publica además los beneficios y responsabilidades del titular de un dominio, una lectura breve que conviene conocer.

Si el dominio está a nombre de una persona o de un proveedor anterior, resuélvelo antes de empezar. Un traslado de titularidad puede tomar días y no conviene descubrirlo el día del lanzamiento.

Contenidos: entregar listo, no perfecto

No necesitas textos de escritor, pero sí textos completos y aprobados por quien decide. Un texto «casi listo» que cambia tres veces durante el desarrollo cuesta más que uno sencillo entregado a tiempo. Para las imágenes, entrega los originales en la mayor resolución disponible y deja que el equipo técnico las optimice al formato adecuado para la web.

Antes de entregar fotos o textos de terceros, confirma que tienes derecho a usarlos.

Accesos: cómo darlos sin perder el control

La regla es simple: las cuentas son de tu empresa y el proveedor recibe acceso como usuario. Herramientas como Google Analytics y Search Console permiten agregar usuarios con permisos y quitarlos después, sin compartir tu contraseña. Cuando una plataforma no permite usuarios adicionales, usa un gestor de contraseñas para compartir el acceso y cámbialo al terminar.

Nunca envíes contraseñas por WhatsApp o correo, y no las escribas en el inventario de esta guía.

Procedimiento

1. Descarga el inventario de materiales y accesos.
2. Asigna un responsable interno por cada fila.
3. Confirma titular, registrador y vencimiento del dominio.
4. Reúne textos y logos aprobados por quien decide.
5. Organiza las fotos por página o por producto, con nombres de archivo claros.
6. Crea o recupera las cuentas a nombre de la empresa y prepara el acceso por invitación.
7. Revisa el inventario completo con el proveedor antes de aprobar el onboarding.

Ejemplo aplicado

Cómo se relaciona con el plazo de entrega

En RealStack, el plazo de 72 h* de Launch™, Commerce™ y Scale™ arranca cuando se aprueba el onboarding, con alcance estándar cerrado por escrito e insumos completos. Por eso un buen inventario es parte del plazo, no un trámite previo. Ese plazo no aplica a desarrollos fuera del alcance estándar, a activos adoptados ni a servicios recurrentes.

Criterios para saber si estás listo

Ejemplo sintético completo

Ejemplo sintético. Una empresa ficticia de mantenimiento industrial va a iniciar su sitio. Llena el inventario y descubre tres bloqueos: el dominio está a nombre de un exempleado, las fotos de proyectos tienen baja resolución y nadie tiene tiempo de escribir la página de servicios.

Resuelve en orden: primero solicita al registrador el cambio de titular, porque es lo que más tarda; luego decide usar fotos actuales tomadas con celular en buena luz en vez de esperar una sesión profesional; finalmente asigna a la gerente comercial la redacción de servicios con una plantilla de tres preguntas por servicio. Cuando el inventario queda completo y aprobado, la empresa entrega todo en una sola carpeta compartida con acceso controlado. Ejemplo inventado.

Cómo usar el inventario descargable

1. Llena una fila por insumo o acceso, con su responsable interno.
2. Marca el estado: pendiente, en revisión o listo.
3. Para los accesos, anota solo quién los tiene y dónde se gestionan; nunca escribas contraseñas en el archivo.
4. Entrega el inventario junto con los insumos al iniciar el proyecto.
5. Actualízalo si algo cambia durante el proyecto.

Errores de preparación que más retrasan

• Entregar los textos por partes, en chats distintos, sin versión final.
• Compartir contraseñas por mensaje en lugar de crear usuarios con su propio acceso.
• Esperar al final del proyecto para tramitar el cambio de titular del dominio.
• No designar a una sola persona que apruebe.
• Cambiar de opinión sobre la estructura del sitio cuando el diseño ya está aprobado.

Diagnóstico antes de empezar

• Intenta entrar hoy a la cuenta del registrador del dominio.
• Lista quién tiene acceso administrativo a cada servicio actual.
• Abre la carpeta de contenidos y cuenta cuántas páginas tienen texto aprobado.

Señales de que funciona o no

• Señal buena: el inventario no tiene filas «pendientes» al iniciar.
• Señal mala: el equipo del proyecto te pide lo mismo dos veces.
• Mídelo tú: cuenta los días entre la solicitud de un insumo y su entrega.

Un segundo ejemplo, en contraste

Ejemplo sintético. Una empresa ficticia llega con todo en orden: dominio a su nombre, textos aprobados y logos vectoriales. Su único problema es que diez personas quieren opinar. Usa el inventario para fijar una sola aprobadora y un calendario de dos revisiones. A diferencia del primer ejemplo, el bloqueo no eran los insumos sino las decisiones. Ejemplo inventado.

Qué hacer cuando algo falla

• Si un acceso no aparece, no compartas tu contraseña: pide al proveedor del servicio el procedimiento de recuperación.
• Si un insumo se retrasa, avisa al equipo del proyecto y acuerda qué parte puede avanzar sin él.
• Si cambias un contenido ya aprobado, regístralo como cambio.

Errores frecuentes

• Entregar textos en borrador que siguen cambiando durante el desarrollo.
• Compartir contraseñas por chat.
• Dejar cuentas creadas a nombre del proveedor.
• No saber cuándo vence el dominio.
• Usar imágenes descargadas de internet sin derecho de uso.

Checklist

• Dominio a nombre de la empresa, con acceso y fecha de vencimiento conocidos.
• Textos aprobados por página.
• Logos e imágenes originales organizados.
• Cuentas de analítica y Search Console a nombre de la empresa.
• Responsable interno por cada insumo.
• Ninguna contraseña escrita en documentos compartidos.