Cómo mapear tu proceso de cotización y aprobación

Cada cotización se hace un poco distinto

Si le pides a tres personas de tu equipo que expliquen cómo se hace una cotización, probablemente escucharás tres versiones. Una consulta el inventario antes de cotizar, otra no. Una pide aprobación al gerente para descuentos de más del 10 %, otra solo cuando el cliente es nuevo. Ninguna versión está mal, pero juntas producen demoras, márgenes distintos y clientes que reciben respuestas diferentes a la misma pregunta.

Mapear el proceso no es burocracia: es escribir lo que ya pasa para poder mejorarlo o automatizarlo.

Los seis elementos del mapa

Cómo levantar el proceso real

Siéntate con quienes cotizan y pídeles que te cuenten la última cotización que hicieron, paso por paso. No preguntes cómo debería hacerse; pregunta cómo se hizo. Anota cada paso como verbo más objeto: «consultar existencias», «calcular flete», «pedir aprobación». Luego repite con una cotización que salió mal. Las excepciones aparecen ahí.

Para dibujarlo puedes usar papel, una pizarra o una notación estándar como BPMN, mantenida por el Object Management Group. No hace falta dominar la notación: basta con cajas para pasos, rombos para decisiones y carriles por responsable.

Ejemplo completo

Proceso de cotización de ejemplo

1. Entrada: llega una solicitud por WhatsApp o por el sitio con referencia y cantidad.
2. El asesor registra la solicitud y verifica si el cliente existe en el CRM.
3. El asesor consulta existencias en inventario.
4. Si hay existencias, calcula precio según lista y flete según ciudad.
5. Condición: si el descuento solicitado supera el umbral definido por la empresa, pasa al jefe comercial para aprobación.
6. El jefe comercial aprueba o ajusta en el mismo día hábil.
7. El asesor envía la cotización y registra la fecha de seguimiento.
8. Excepción: si no hay existencias, el asesor consulta a compras el plazo de reposición antes de cotizar.
9. Seguimiento: si el cliente no responde en el plazo definido, el asesor hace un contacto y registra el resultado.
10. Salida: cotización aceptada pasa a pedido; rechazada se cierra con motivo.

Qué mirar una vez mapeado

• Esperas: pasos donde la cotización se detiene por una persona o un dato.
• Repeticiones: datos que se escriben más de una vez.
• Decisiones sin regla: aprobaciones que dependen del criterio del día.
• Salidas sin dueño: cotizaciones enviadas sin seguimiento asignado.

Estas cuatro señales indican dónde mejorar. Algunas se resuelven con una regla escrita; otras, con una automatización. Si el proceso no tiene regla clara, automatizarlo solo hace más rápido el desorden.

Procedimiento

1. Elige una cotización reciente típica y una que salió mal.
2. Levanta los pasos con quienes los hicieron.
3. Completa la plantilla: un paso por fila.
4. Marca decisiones, excepciones y esperas.
5. Valida el mapa con el equipo y con quien aprueba.
6. Elige una mejora y define cómo medirla.

Criterios para saber si el mapa sirve

Cómo usar la plantilla descargable

1. Elige un caso real reciente y síguelo de principio a fin.
2. Llena una fila por paso: entrada, responsable, condición, salida y tiempo.
3. Agrega filas para las excepciones que recuerde el equipo.
4. Valida el mapa con quien hace cada paso.
5. Marca los pasos donde se espera más y empieza por ahí.

Errores al mapear

• Mapear el proceso como debería ser y no como es.
• Hacerlo solo con el jefe, sin quienes ejecutan cada paso.
• Omitir las excepciones porque «son pocas».
• Mezclar en un solo mapa cotización, despacho y cobro.
• Terminar el mapa sin decidir qué paso mejorar primero.

Decisión después del mapa

Con el mapa terminado, elige un solo paso para mejorar. Prefiere el que concentra la espera más larga o los errores más costosos. Define cómo lo medirás antes de cambiarlo, aplica la mejora durante un mes y vuelve al mapa para confirmar si el tiempo total bajó o si la espera simplemente se movió a otro paso.

Cómo saber si funcionó

• Una persona nueva puede seguir el mapa sin preguntar.
• Sabes en qué paso se espera más.
• Las excepciones tienen un responsable definido.
• Puedes comparar el tiempo total antes y después de una mejora.

Plan para las primeras cuatro semanas

1. Semana 1: sigue tres cotizaciones reales de principio a fin.
2. Semana 2: llena la plantilla y valídala con el equipo.
3. Semana 3: elige un paso para mejorar y define cómo medirlo.
4. Semana 4: aplica la mejora y compara.

Diagnóstico antes de empezar

• Elige tres cotizaciones recientes: una rápida, una lenta y una perdida.
• Anota cuántas personas tocaron cada una.
• Busca dónde quedó el registro de cada aprobación.

Un segundo ejemplo, en contraste

Ejemplo sintético. Una empresa ficticia de servicios descubre que sus cotizaciones son rápidas, pero se pierden por falta de seguimiento después de enviarlas. Su mapa termina donde el anterior empezaba: agrega pasos de seguimiento a los tres y siete días. Al contrario del primer ejemplo, el cuello de botella estaba fuera del proceso de aprobación. Ejemplo inventado.

Qué hacer cuando algo falla

• Si el mapa no coincide con lo que pasa, recorre otro caso real.
• Si la mejora traslada la espera a otro paso, revisa ese paso.
• Si el equipo no sigue el mapa, simplifícalo.

Errores frecuentes

• Dibujar el proceso ideal en vez del real.
• Omitir las excepciones porque «casi no pasan».
• No escribir los umbrales de aprobación.
• Dejar el seguimiento fuera del mapa.
• Mapear sin las personas que ejecutan el proceso.

Checklist

• El mapa parte de un caso real.
• Cada paso tiene responsable y salida.
• Las excepciones están documentadas.
• Se midieron tiempos aproximados.
• El equipo validó el mapa.